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Doing a PhD in Cotutelle (joint supervision) at Macquarie Uni.
Faire une thèse en Cotutelle à Macquarie Uni.

(Last Modified: Friday, 3 December 2004 )    [Minor corrections and add-ons]


Preliminary notes/ Notes Préliminaires

Please note that as long as you can read the present note, the current page should not be considered as an official one, since it hasn't been endorsed by Macquarie University (MQ). However, all the pieces of information disclosed here come from valid agreements involving MQ.

Veuillez notez qu'aussi longtemps que la présente note sera lisible, cette page ne devrait pas être considérée comme officielle, et n'engage donc en rien Macquarie University (MQ). Cependant, toutes les informations mentionnées dans ce document proviennent de conventions validées par MQ.

As traditionnally mentioned on a web page, all the productive comments are very welcome (jpprost@ics.mq.edu.au). This tradition takes its full sense in a case such as ours when the page content is about sharing an experience and is certainly not meant to be exhaustive on the topic. In other words I'll be very happy to answer the questions and update this page with anything of relevance.

Comme il est de tradition de préciser sur une page web, tous les commentaires productifs sont la bienvenue (jpprost@ics.mq.edu.au). Cette tradition prend d'ailleurs tout son sens dans un cas comme le notre, lorsque le contenu de la page concerne un partage d'expérience et d'informations et ne se veut surtout pas exhaustif sur le sujet. Autrement dit je serais ravi de répondre aux questions et de mettre à jour cette page avec toute sorte d'information intéressante.


Index

  1. What's a Cotutelle?
    Qu'est-ce qu'une Cotutelle?


  2. Who's eligible?
    Qui est éligible ?


  3. MQ's Policy regarding the Cotutelle
    Politique propre à MQ en matière de Cotutelle de thèse


  4. Setting up a Cotutelle: the milestones
    Mettre en place une Cotutelle : les principales étapes


    1. A collaborative project between two universities
      Un projet en collaboration entre deux universités


    2. Enrolling one of the two universities
      Inscription dans l'une des deux universités


    3. Writing up a suitable agreement
      Rédiger correctement une convention


    4. Getting the two universities to endorse the agreement
      Faire accepter la convention par les deux universités


    5. Enrolling the second university
      Inscription dans la seconde université


  5. Scholarships and other sources of funding
    Bourses et autres sources de financement


  6. Is a Cotutelle arrangement possible with another country than France?
    Une cotutelle est-elle possible avec un pays autre que la France ?



1.  What's a Cotutelle?
     Qu'est-ce qu'une Cotutelle?

I won't go much into details here. Basically, it's about preparing a PhD within the framework of a collaborative project between two universities, under the co-supervision by academics from each partner university. The outcome, if successful, will be a joint doctoral degree awarded by the two universities.
For more information, both general and specific to Australia, please visit the reference document about the French-Australian Cotutelle on the FEAST-France web site. It is very informative, and contains many useful links.

Je ne rentrerai pas beaucoup dans les détails ici. Disons simplement qu'il s'agit de préparer une thèse dans le cadre d'un projet en collaboration entre deux universités, sous la cotutelle de directeurs de thèse dans chacune des deux universités. En cas de succès, le candidat se voit délivrer le double titre de docteur des deux universités.
Pour plus d'infos, à plus générales ou spécifiques à l'Australie, veuillez visiter le document de référence en matière de cotutelle Franco-Australienne sur le site du réseau FEAST-France. Il est très informatif et contient plein de liens très utiles.

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2.  Who's eligible?
     Qui est éligible ?

Basically anyone undertaking a PhD. In particular, there's no specific requirement in terms of citizenship, age, or field of interest.

A priori n'importe quel doctorant peut bénéficier d'une cotutelle. En particulier, aucune restriction n'existe en matière de nationalité, d'âge ou de domaine d'intérêt.

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3.  MQ's Policy regarding the Cotutelle
     Politique propre à MQ en matière de Cotutelle de thèse

So far, and as far as I know, there is officially no general policy adopted by MQ and each new application is processed individually. You may want to check with the Higher Degree Research Unit (HDRU) for an update on this point.
This being said, MQ was the very first university in Australia to enroll a PhD candidate under a Cotutelle agreement with a French university and is still today one of the Australian universities with the largest number of ongoing cotutelles with France (5 in April 2004).
See an example of agreement signed off by MQ.

Il n'y a jusqu'à présent, à ma connaissance, aucune politique générale officielle à MQ en matière de cotutelle, et chaque dossier est traité au cas par cas. Vous pouvez toujours vérifier auprès du Higher Degree Research Unit (HDRU) pour une info plus récente à ce sujet.
Ceci étant dit, MQ, qui était la 1ère université australienne à inscrire un doctorant en convention de cotutelle avec une université française, est toujours aujourd'hui l'une des universités australiennes ayant le plus grand nombre de cotutelles en cours avec la France (5 en avril 2004).
Voir un exemple de convention signée par MQ.

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4.  Setting up a Cotutelle: the milestones
     Mettre en place une Cotutelle : les principales étapes

4.1.  A collaborative project between two universities
        Un projet en collaboration entre deux universités

Although the question of finding out a partner university and setting up a collaborative project is not exactly the purpose of this document, it is important to emphasize that having strong contacts in the two partner universities is an essential prerequisite to any official admistrative procedure towards a Cotutelle.

Bien que la question de trouver une université partenaire et mettre en place un projet commun ne soit pas précisément l'objet de cette page, il semble important de souligner qu'avoir de solides contacts dans chacune des deux universités est un élément essentiel au succès des démarches administratives relatives à la cotutelle.

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4.2.  Enrolling one of the two universities
         Inscription dans l'une des deux universités

It is not necessary to wait until the cotutelle is accepted by the two universities before enrolling one of the two universities. Applying for a Cotutelle is something that can be done during the course of the first year of a PhD. I don't know of anything that would prevent from applying later though, but given the time required to put everything together it is strongly recommended to get the ball rolling as soon as possible. Moreover, the eligibility for various grant applications might be considered with a lower priority (see section sources of funding).

Il n'est pas nécessaire d'attendre que la convention de cotutelle soit acceptée par les deux universités pour s'inscrire dans l'une ou l'autre des deux universités partenaires. La candidature pour une cotutelle peut s'effectuer au cours de la 1ère année de thèse. Je ne vois rien de particulier cependant qui empêche de poser une candidature au-delà, si ce n'est qu'étant donné le temps que demande de mettre en place le dossier, il est vivement recommandé d'initier le processus le plus tôt possible. De plus, une candidature trop tardive risque d'être considérée avec une moindre priorité lors des attributions de certaines bourses (cf. § Sources de financement).

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4.3.  Writing up a suitable agreement
         Rédiger correctement une convention

This part is no doubt the most delicate and the most important one of the administrative procedure. Bear in mind that every case is different, and everything you will find on this web page is for information only.

Here is a short list of questions that might arise before or while writing up your own text:

Cette partie est sans aucun doute la plus délicate et la plus importante de la procédure administrative. Quoiqu'il en soit, gardez à l'esprit que chaque cas est différent, et que tout ce que vous trouverez sur cette page web n'est là que pour information seulement.

Voici une liste de questions et problèmes que vous pourriez rencontrer lors de la rédaction d'une convention:

  1. Is there any official guidelines for writing a Cotutelle agreement?
    Y-a-t'il un mode d'emploi officiel pour la rédaction d'une convention de Cotutelle ?
  2. Yes, at least if the Cotutelle is with France. To be valid, your agreement has to comply with the French regulation with respect to the cotutelle.

    Oui, si la Cotutelle se fait avec la France. Pour être valide, la convention doit être conforme aux textes ministériels en vigueur qui régissent la cotutelle.

  3. Do either or both partner universities have an official template document?
    L'une ou l'autre des universités (ou les deux) ont-elles un modèle de document?
  4. For MQ the answer is no, at the time of writing. Check with the Higher Degree Research Unit (HDRU) for an update on this point. You might also want to have a look at an example of existing valid agreement. This document is also available in a word format (.rtf) on request.
    Note that with hindsight I would also recommand to adopt the good idea from ANU (Australian National University) to make the document a fully bilingual one. A sample (pdf format) is available on the ANU's web site.
    If a french university is involved a template might be available, even possibly accessible from the web. Check with the University.

    Pour MQ la réponse est non, il n'existe pas de modèle, en tout cas pas au moment de rédiger ces lignes. Pour une info plus à jour, contacter le Higher Degree Research Unit (HDRU) . Vous pouvez toujours également consulter un exemple de convention déjà existante. Un exemplaire de cet document est également disponible au format word (.rtf) sur demande.
    Notez qu'avec le recul, je recommande également de s'inspirer de la bonne idée de l'ANU (Australian National University) d'en faire un document complètement bilingue. Un exemplaire factice (format pdf) est disponible sur le site de l'ANU.
    Dans le cas d'une université française un modèle de document peut être disponible, même éventuellement accessible depuis le web. Renseignez-vous auprès de l'université.

  5. What is a fair financial agreement acceptable by both universities?
    Qu'est-ce qui constitue un accord financier équitable et acceptable par les deux universités ?
  6. The rule in this regard is that you should only pay the tuition fees at one place at a time, the fees on the other side being waived. This point also depends very much on the kind of funding which is made available to you for the duration of your PhD. Should you benefit from an Australian scholarship the award is likely to include a fee waiver anyway.

    La règle en la matière est de ne payer les frais d'inscriptions que d'un seul côté à la fois, les frais de l'autre côté étant annulés. Ce point précis dépend aussi beaucoup du genre de financement dont vous bénéficiez pour la durée de la thèse. Dans le cas où vous bénéficiez d'une bourse australienne il est probable qu'elle inclue de toute façon une dispense des frais d'inscription.

  7. Which language will be used for the final written thesis?
    Quelle langue doit être utilisée pour la rédaction de la thèse ?
  8. I don't know what are the regulations at MQ in this regard. However, I do know that according to the procedure the final thesis will be examined by academic examiners who are not the supervisors. The examiners being usually not known at this stage, the english language seems quite obvious. In any case, you'll be expected to write an abstract or a summary in each of the two languages.

    Je ne connais pas les textes en vigueur à MQ en la matière. Ce que je sais en revanche, c'est que la procédure prévoit que la thèse écrite soit examinée par deux rapporteurs autres que les directeurs. Les rapporteurs n'étant souvent pas encore connus à ce stade, l'anglais semble s'imposer. Dans tous les cas, un résumé devra être rédigé dans chacune des deux langues.

  9. Which language should be used for the oral defence?
    Quelle langue doit être utilisée lors de la soutenance orale ?
  10. The examination procedure at MQ does not include any oral defence, unlike the french procedure, which does make the oral defence compulsory. Therefore which language is in use for the oral defence doesn't really matter to MQ. It's up to the candidate and his/her supervisors to decide.
    If with France, note that although the regulations do not make the French language compulsory but make it up to the universities to decide, you might encounter University's scientific committee who will reject the agreement if it states that the thesis will be defended in France in english. It's not clear to me yet on which grounds this can happen, given, for example, that according to the examination procedure in France the two supervisors have to be part of the examiners, which will often make english the only possible language for the defence.
    Should you encounter this problem I would be happy to hear about your solution.

    La procédure à MQ ne prévoit aucune soutenance orale, contrairement à la procédure française (qui est commune à toutes les universités). De ce fait, le choix de la langue de soutenance importe peu à MQ. C'est donc au candidat et à ses directeurs de décider.
    Dans le cas de la France, notez toutefois que bien que les textes officiels ne rendent pas le français obligatoire mais s'en remettent à la décision des universités partenaires, vous pouvez éventuellement rencontrer des comités scientifiques d'universités qui refusent la convention lorsque celle-ci prévoit que la thèse sera soutenue en France en langue anglaise. Les raisons de fond pour ce refus ne sont pas claires, étant donné notamment que les textes français prévoient la participation des deux directeurs au jury de soutenance, ce qui de fait rend bien souvent l'anglais la seule langue possible pour la soutenance.
    Si vous rencontrez ce cas de figure, merci de me faire savoir qu'elle est la solution adoptée.

  11. Is the oral defence compulsory?
    La soutenance orale est-elle obligatoire ?
  12. Yes, in case of a Cotutelle with France.

    Oui, dans le cas d'une Cotutelle avec la France.

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4.4.  Getting the two universities to endorse the agreement
         Faire accepter la convention par les deux universités

Typically, MQ will require for the agreement to be signed off by:

  • the supervisors,
  • the Dean of the division,
  • the Vice-Chancellor (academic)

When with France, the agreement will also require to be signed off by:

  • the Head of the Ecole Doctorale,
  • the President of the University

Pour MQ, la convention devra typiquement être approuvée par :

  • les directeurs,
  • le chef de la division,
  • le vice-chancelier (academique)

Pour la France, la convention devra également être approuvée par :

  • le directeur de l'Ecole Doctorale;
  • le président de l'université
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4.5.  Enrolling the second university
         Inscription dans la seconde université

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5.  Scholarships and other sources of funding
     Bourses et autres sources de financement

From MQ's point of view, a Cotutelle does not prevent access to any sort of funding available. You are thus allowed to apply for any scheme you are eligible for. The conditions of eligibility are specific to each scheme.
Note that there are specific scholarships open to international students, like IPRS or iMURS. They usually include at least a fee waiver and possibly a stipend. Check also the MQ's web pages about scholarships for more details.
Moreover, during the course of the PhD at MQ the candidate under a Cotutelle will also still be entitled to apply for any internal funding scheme he/she is eligible for, as any other student.
See the French Embassy's website for a list of other funding schemes available both in France and in Australia.

Du point de vue de MQ, une Cotutelle donne normalement accès à toute sorte de bourses et sources de financement, sans restriction particulière. Vous pouvez ainsi poser une candidature pour n'importe quelle financement pour lequel vous êtes éligible. Les conditions d'éligibilité sont propres à chaque financement.
Notez qu'il existe un certain nombre de bourses ouvertes aux étudiants étrangers, comme l'IPRS ou l'iMURS. Elles incluent normalement au moins une dispense des frais d'inscription, et éventuellement un revenu. Visitez également les pages web de MQ relatives aux bourses pour plus d'infos.
De plus, pendant le cours du PhD le candidat sous cotutelle aura également accès à tous les financements pour lesquels il est éligible, au même titre que n'importe quel autre étudiant.
Voir le site de l'ambassade de France pour une liste de financement disponibles en France et/ou en Australie.

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6.  Is a Cotutelle arrangement possible with another country than France?
     Une cotutelle est-elle possible avec un pays autre que la France ?

Yes, it seems possible, but I don't know to what extent. As far as MQ is concerned, China also had one Cotutelle accepted in 1997.

Oui, il semble que ce soit possible, mais je ne sais pas à quel point. En ce qui concerne MQ, une cotutelle a également été acceptée avec la Chine, en 1997.

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